Системный подход к решению этого вопроса позволит сделать это качественно и правильно. Для этого нужно учесть и выполнить 5 основных шагов подготовки.

Все начинается с изучения существующего предоставленного помещения, в котором собственно и нужно организовать возможность проведения видеоконференций. Идеальный вариант - комната, в которой нет окон, ведь оптика очень чувствительна к засветке изображения ярким дневным светом.

Если окна есть, то их нужно максимально зашторить или установить жалюзи. Окно должно находиться с тыльной стороны камеры видеотерминала для проведения видеоконференций. Желательно наличие коврового покрытия для уменьшения эха в помещении и исключения дополнительного шума от шагов, перемещения стульев или падения посторонних предметов на пол (ручки, блокноты и т.д.)

И последнее - не забудьте добавить дополнительное освещение. Как правило, его планируют дизайнеры комнаты, которых мало заботят значения lux, необходимые для работы видеоборудования (800-1400 Lux).

Далее проверяем наличие электрических розеток, к которым планируется подсоединение видеотерминала (а), нового телевизора (б), акустики (в), ноутбука для трансляции презентации (г), внешней документ-камеры (д) или других сопутствующих устройств. Все это должно оказаться в непосредственной близости друг от друга и работать.

Почему написали "нового телевизора"? Как показала практика, телевизоры, которым уже 3-4 года (даже при наличии видеовхода HDMI), не все поддерживают существующее разрешение видеотерминалов 1920х1080. Сответственно,  руководством часто принимается  решение о покупке "нового телевизора".

Не забудьте подготовить дополнительные полки для монтажа камеры "над" или "под"  экраном телевизора, для правильного позиционирования взглядов абонентов на камере и собеседнике, с которым ведется общение.

Одним из важнейших пунктов успеха мероприятия, конечно же, является сеть. Современные видеотерминалы для обеспечения изображения качества HD требуют полосу 1-1.5 Мбит/с.

Если же вы желаете получить максимум, а это Full HD,  то готовьте 3-4 Мбит/с. Лучше всего использовать проводной интернет, так как Wi-Fi не на 100% состветствует критериям безопасности как передаваемого трафика, так и самой сети.

Канал должен быть выделенным для исключения влияния на видеопоток трафика, который  генерируют  пользователи ПК  компании при передаче данных.

Наличие стола переговоров в комнате - тоже должно отвечать определенным требованиям. Как оказалось - очень важна его форма.

Идеальным столом для проведения видеоконференций и размещения за ним участников является стол овальной формы. Это позволяет всем участникам оказаться в зоне видимости камеры.

Теперь правильно разместим акустику (колонки) и микрофоны видеотерминала для обеспечения качественного звука участникам и покрытия комфортной зоны ведения переговоров.

Не забудьте обеспечить возможность подключения ноутбука для совместной работы над различными документами или чтения презентации.

Подбор непосредственно видеотерминала задача не из легких, но и она вполне решаемая. Минимальным и достаточным критерием на сегодня является обеспечение качества HD (1280х720 30 кадров/с).Базовой задачей, как правило, является обеспечение связью 2-х офисов, находящихся в разных городах. На сегодняшний день в портфеле Cisco из простых видеотерминалов эту функцию выполняет Cisco Quick Set C20 12x/4x. Данный вариант позволяет проводить видеовстречи и  презентации "точка-точка" или принимать участие в больших конференция, собранных на отдельном сервере Cisco MCU.

Видеотерминал Cisco Quick Set C20 12x доступен со склада ERC, как и другие компоненты, необходимые для организации комнаты ВКС (телевизор, проектор, акустика, настенные крепления или мобильный стойки).  Настраиваемая полоса интернет работы устройства регулируется от 1 до 6 Мбит/с.

В случае, если необходимо подключать в одну конференцию сразу  2 или 3 удаленных офиса(филиала), наиболее подходящим решением от Cisco является new модель 2012 года - Cisco SX20 12x/4x/2.5х

Этот видеотерминал имеет  возможность собирать в конференцию до 3-х удаленных офисов за счет встроенного на борту сервера Multisite в качестве 1024x576.

Ключевыми параметрами устройства является возможность обеспечения видео в формате Full HD (1920х1080  60 кадров/с). При этом передача презентации с ПК вторым видеопотоком возможна в (1920х1080 15 кадров/с).

Настольный пульт управления с тачскрином позволяет осуществить процесс приглашения участников в конференцию в считанные секунды. Настраиваемая полоса интернет-работы устройства регулируется от 1 до 6 Мбит/с.